Mode d’emploi du service

Lorsquʼune médiathèque ou un conservatoire sʼabonne pour la première fois à lʼoffre Philharmonie à la demande, un compte administrateur est créé. Il est important de conserver lʼidentifiant et le mot de passe du compte administrateur.

Ce compte permet dʼaccéder à lʼespace dʼadministration, et ainsi de gérer vos utilisateurs, consulter les statistiques dʼutilisation et des pages dédiées.

Lorsque vous vous connectez sur Philharmonie à la demande avec l’identifiant de votre compte administrateur, vous arrivez directement dans lʼespace dʼadministration.

Dans cet espace, vous trouverez :

• un tableau de bord avec tous les liens utiles et d’éventuelles informations importantes.
• le logo de votre structure, situé en haut à gauche, modifiable à tout moment.

  Le logo de votre structure sʼaffiche en haut à droite du site Philharmonie à la demande pour tout utilisateur connecté. Il sʼaffiche également dans le formulaire dʼinscription si vous lʼutilisez. Il est très important de lʼimporter au bon format (.png) aux bonnes dimensions (176*80 px) pour ne pas quʼil soit coupé ou déformé à lʼaffichage. En cas de doute ou de difficulté, nʼhésitez pas à nous contacter.

• la liste des adhérent·e·s inscrit·e·s
• la liste des inscriptions en attentes
• les statistiques dʼutilisation
• la rubrique « Mon compte », où vous pouvez changer votre mot de passe ou ajouter des adresses emails associées au compte administrateur.

  Lʼadresse email liée au compte administrateur est renseignée dans la rubrique « Mon compte » de lʼespace d’administration. Cʼest lʼadresse email principale. Vous pouvez la changer à tout moment. Si vous utilisez notre formulaire dʼinscription, cette adresse recevra des alertes à chaque demande dʼinscription dʼun·e adhérent·e·. Pour que dʼautres adresses emails reçoivent les alertes, vous devez les renseigner, séparées par un ; (point virgule), dans le champ dédié.

• un lien pour retourner au portail Philharmonie à la demande.

  Pour rechercher un·e adhérent·e dans liste des inscrit·e·s, utilisez le moteur de recherche. Attention, le critère de recherche « Contient » ne fonctionne que sur des mots entiers. Par exemple, si vous recherchez un·e adhérent·e avec les deux premières lettres de son nom de famille, cela ne fonctionnera pas. Pour ne chercher quʼune partie dʼun mot, il faut encadrer votre recherche par des * (astérisques).

Les statistiques dʼutilisation de Philharmonie à la demande sont consultables depuis lʼespace dʼadministration. En cliquant sur « Statistiques » dans le menu de gauche, vous accédez à trois onglets :

• Utilisateurs
• Consultations
• Contenus

Juste au-dessus, vous pouvez sélectionner une plage de dates pour vos statistiques. Par défaut, les 12 derniers mois sont définis mais vous pouvez les modifier à tout moment en sélectionnant de nouvelles dates de début et de fin, puis en cliquant sur « actualiser la recherche ».

Utilisateurs

Dans lʼonglet « Utilisateurs » vous trouverez le nombre dʼutilisateurs inscrits, le nombre dʼutilisateurs connectés, et le nombre dʼutilisateurs uniques actifs.

Un utilisateur est considéré comme actif lorsquʼil consulte au moins 1 document.

Le nombre dʼutilisateurs actifs permet de calculer et de réévaluer le tarif de votre abonnement « Accès à domicile ».

En savoir plus sur les tarifs

Consultations

Lʼonglet « Consultations » permet de visualiser le nombre de consultations par type de documents : concerts vidéo, concerts audio, documentaires, conférences, guides dʼécoute, pages découverte et programmes de salle.

Contenus

Dans « Contenus », vous pouvez accéder aux listes des documents les plus consultés sur la période sélectionnée : les top 15 des concerts vidéo, concerts audio, documentaires, conférences, guides dʼécoute….

Ces tops présentent le nom de la ressource, le nombre de consultations et le lien vers la ressource.

Il est possible dʼexporter ces statistiques sous le format feuille de calcul Microsoft Excel (.xlsx). Le bouton est situé en haut à gauche de la page. Le fichier obtenu est composé de plusieurs onglets.

Si le SSO a été mis en place, la gestion des utilisateurs doit se faire directement depuis votre propre portail. Vous pouvez tout de même accéder aux statistiques dʼutilisation depuis lʼespace dʼadministration en étant connecté·e avec vos identifiants dʼadministrateur.

Le SSO, quʼest-ce que cʼest ?

Le système dʼauthentification unique permet à un utilisateur dʼaccéder à plusieurs applications informatiques sans avoir à sʼauthentifier à chaque fois. Ainsi, un utilisateur authentifié sur le portail dʼune bibliothèque ou dʼun réseau de bibliothèques pourra bénéficier des ressources de Philharmonie à la demande sans avoir à sʼauthentifier à nouveau.

Pour mettre en place lʼauthentification unique depuis votre portail, vous devez contacter votre prestataire.

Personnaliser le formulaire dʼinscription

Par défaut, le formulaire dʼinscription comporte les champs suivants :

• Identifiant
• Mot de passe
• Adresse électronique
• Bibliothèque dʼinscription
• Nom
• Prénom

Ces champs sont obligatoires.

Les bibliothèques / conservatoires utilisent des types dʼidentifiants (ou login) différents : numéro dʼadhérent·e, nom-prénom, etc. Vous êtes libres de choisir le format et de lʼindiquer à vos adhérent·e·s.

Il est possible dʼajouter les champs additionnels suivants dans le formulaire dʼinscription :

• N° dʼadhérent·e
• Date de naissance
• Commune de la médiathèque de secteur
• Code postal de la médiathèque de secteur
• Commune de résidence
• Code postal de la résidence

Vous devez nous contacter pour la mise en place.

Partager votre formulaire dʼinscription

Une fois votre formulaire paramétré, vous pouvez obtenir le lien direct qui permettra à vos usagers de sʼinscrire.

Pour cela, il vous suffit de coller lʼidentifiant de votre compte administrateur à la fin de cette URL :
https://admin-pad.philharmoniedeparis.fr/CIMU/mediaprovidermanager/RegisterMediaUser.aspx?bib=
sur le modèle :
https://admin-pad.philharmoniedeparis.fr/CIMU/mediaprovidermanager/RegisterMediaUser.aspx?bib=votre-identifiant-administrateur

Insérez ensuite ce lien sur votre site internet.

Les étapes de validation dʼune inscription

Consulter, modifier ou désactiver un compte utilisateur

Vous devez dʼabord accéder à la liste des adhérent·e·s validé·e·s, depuis la rubrique « Inscrits », dans lʼespace dʼadministration. La liste sʼaffiche alors. Au-dessus de celle-ci sʼaffiche le nombre total de vos adhérent·e·s inscrit·e·s au portail.

Il peut y avoir plusieurs pages dʼutilisateurs. La pagination sʼaffiche en bas à gauche de la liste.

Vous pouvez trier les utilisateurs en cliquant sur lʼintitulé de chaque colonne, en haut de la liste. Vous pouvez également faire une recherche depuis la barre de recherche située en haut de la liste, et utiliser les filtres présents sur la colonne de gauche.

• Consulter
  Pour consulter le détail du profil dʼun utilisateur ou modifier ses informations, cliquez sur sa ligne dans le tableau. Vous accédez alors à sa fiche. Pour enregistrer les modifications, cliquez en haut de la fiche sur le bouton « Enregistrer ».

• Désactiver
  Pour désactiver un utilisateur, cliquez sur la ligne du compte et sélectionnez « Désactiver ». Lʼutilisateur recevra alors un email pour lʼinformer de la désactivation de son compte. Si vous désactivez un utilisateur, celui-ci reste dans votre liste mais son accès est suspendu : il ne pourra plus se connecter. Son compte nʼest pas supprimé et vous pourrez ainsi le réactiver quand vous le souhaitez. Pour afficher les comptes désactivés, sélectionnez la facette « Indique si le compte est désactivé ». Vous devez vous assurer que les utilisateurs qui accèdent au service sont à jour dans leur adhésion à votre établissement et désactiver les comptes des utilisateurs dont les adhésions ont expiré.

• Réactiver
  Si vous souhaitez réactiver un compte désactivé, cliquez sur la ligne du compte et sélectionner « Activer ». Lʼutilisateur recevra alors un email pour lʼinformer de lʼactivation de son compte.

• Supprimer
  Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur la ligne du compte et sélectionnez « Supprimer le compte utilisateur ». Attention, si vous résiliez un utilisateur, vous supprimez définitivement son compte et les informations qui y sont attachées.